MS Excel: Lecture - 1: সূচনা এবং কিছু অতি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়

MS Excel: Lecture - 1: সূচনা এবং কিছু অতি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়

  September 10, 2019    Tasnuv Bin Manjur (Shanon)

---

Microsoft Excel হচ্ছে একটি Spreadsheet প্রোগ্রাম। ইহা Microsoft Office এর একটি অংশ। এটি একটি Worksheet Analysis প্রোগ্রামও। মূলতঃ এক্সেলের সাহায্যে ডাটা এন্ট্রি এবং অ্যানালাইসিস উভয় সুবিধা পাওয়া যায়। আমাদের পরীক্ষার Marksheet এর সাথে আমরা সবাই পরিচিত। Spreadsheet হচ্ছে মার্কশীটের মত এক ধরনের ছক। Microsoft Word খুললে যেমন কার্সরসহ একটি সাদা পাতা পাওয়া যায় এবং কীবোর্ড থেকে লিখতে শুরু করলে সাদা পাতায় লেখা শুরু হয়। তেমনি Excel খুললে সাদা পাতার পরিবর্তে টেবিলের মত একটি ছক পাওয়া যায় এবং প্রতিটি ঘরে কয়েকটি অক্ষর লেখা যায়। এছাড়া এটি মার্কশীটের মত কলাম (Column) এবং সারিতে (Row) বিভক্ত থাকে। A, B, C, D এভাবে কলামের নামকরণ করা থাকে এবং 1, 2, 3, 4 এভাবে সারির নামকরণ করা থাকে।

এই সমস্ত ঘরে অবস্থিত গাণিতিক সংখ্যাকে উপর, নিচ, ডান বা বাম, যে কোন দিক থেকে যোগ, বিয়োগ, গুণ, ভাগ ইত্যাদি করা যায়। সাধারণত যোগ, বিয়োগ, গুণ, ভাগ ইত্যাদিসহ জটিল গাণিতিক সমস্যার সমাধান, ডাটার উপর ভিত্তি করে বিভিন্ন ধরনের গ্রাফ তৈরী, ডাটাকে সাজানোসহ বিভিন্ন ধরনের ডাটা ম্যানেজমেন্ট, পরিসংখ্যানের বিভিন্ন কাজ Excel দিয়ে করা হয়। অ্যাকাউন্টসের বিভিন্ন কাজ, যেমন- লেজার, লাভ ক্ষতি হিসাব, Balance Sheet ইত্যাদি কাজও Excel দিয়ে করা হয়ে থাকে।

Microsoft Word, Microsoft Access বা Microsoft Powerpoint ইত্যাদির মত, Microsoft Excel-ও Microsoft Office এর একটি প্রোগ্রাম। বর্তমানে Office 2010 বাজারে প্রচলিত। নিচের উদাহরণ লক্ষ্য করুন। Excel ব্যবহার করে একটি ডাটাবেজ এবং সংশ্লিষ্ট চার্ট দেওয়া আছে।

সহজভাবে বোঝানোর জন্য একটি প্রতিষ্ঠানের PC, Disk এবং CD বিক্রির ডাটাবেজ তৈরী করা হয়েছে। প্রথমে January, February এবং March মাসের পরিমান আলাদাভাবে নির্ণয় করে। পরে Total নির্ণয় করা হয়েছে। এখানে Total Row টি ফর্মূলার (=B2+B3+B4) মাধ্যমে একটি সেল এ নির্ণয় করে পরে Copy করা হয়েছে। এ বিষয়ে নির্ধারিত অংশে বিস্তারিত আলোচনা করা হয়েছে। এক্ষেত্রে একটি ছোট ডাটাবেজ নিয়ে কাজ করা হয়েছে। কিন্তু কয়েক হাজার বা লক্ষ ডাটার সমন্বয়ে গঠিত ডাটাবেজের ক্ষেত্রে কল্পনা করুন এক মিনিটের মধ্যেই কয়েক লক্ষ ডাটার যোগফল একমাত্র Excel দিয়েই নির্ণয় করা সম্ভব। এছাড়াও এই ডাটাবেজের উপর ভিত্তি করে একটি চার্ট বা গ্রাফও সংযুক্ত করা হয়েছে Excel এর মাধ্যমে।

Excel এ কাজ করা

সাধারণত ডেস্কটপের Start বাটন থেকে প্রোগ্রাম চালু করা হয়। এছাড়াও অনেক সময় বিভিন্ন প্রোগ্রামের জন্য ডেস্কটপে শর্টকার্ট তৈরী করে রাখা হয় এখান থেকেও প্রোগ্রাম শুরু করা যায়। এছাড়া অফিস শর্টকার্ট বার বলে একটি বার এ অবস্থিত Excel আইকনে ক্লিক করেও Excel শুরু করা যায়। আমরা এই বইতে নির্দিষ্ট একটি পদ্ধতি ব্যবহার করবো। সাথে সাথে বিকল্প পদ্ধতিগুলোও পাশাপাশি দেওয়া থাকবে। নতুন শিক্ষার্থীদের জন্য একাধিক পদ্ধতির বদলে নির্দিষ্ট একটি পদ্ধতি ব্যবহারের অনুরোধ করবো। প্রোগ্রামটি সম্বন্ধে পর্যাপ্ত ধারণা হওয়ার পর অন্যান্য পদ্ধতি ব্যবহারের অনুরোধ রইল।

Excel শুরু করার জন্য নিচের কমান্ডগুলো Step by Step প্রয়োগ করুন।

4.                মাউস পয়েন্টার দ্বারা ডেক্সটপের Start বাটনের উপর ক্লিক করুন। একটি Pop-up (ঊর্ধ্বমুখী) মেনু আসবে।

Pop-up (ঊর্ধ্বমুখী) মেনু  থেকে All Programs>Microsoft Office>Microsoft Excel 2007/2010/2013 কমান্ড প্রয়োগ করুন। 2013 এর জন্য Blank worksheet এর উপর ক্লিক করুন।

Microsoft Excel খুলে যাবে। কিছুক্ষনের মধ্যেই Microsoft Excel এর ছক কাটা একটি ফাঁকা স্ক্রীন আসবে। এখানে টেবিলের মত বিভিন্ন ঘর, কলাম (Column) এবং সারি (Row) তে বিভক্ত থাকবে।

প্রতিটি ঘরকে Cell বলে এবং প্রথম ঘরটির নাম A1 সেল। কারণ প্রথম Cell টি A কলামে (Column) এবং 1 নম্বর Row-তে অবস্থিত। প্রতিটি Worksheet-এ 16384 টি Columan এবং 10,48576 টি Row অর্থাৎ 1717,98,69,184 টি Cell থাকে। Sheet1, Sheet2 এবং Sheet3 ইত্যাদি নামে একাধিক Sheet থাকে।

Excel এ ডাটা ডাটা এন্ট্রি করা

চলুন আবারও Excel খুলে একটি ছোট ডাটাবেজ তৈরী করা যাক। পরে অন্যান্য কমান্ড সম্বন্ধে বিস্তারিত জানবো। একটি ফাঁকা Screen সহ MS-Excel শুরু করুন এবং নিচের তথ্যগুলো হুবহু টাইপ করুন।

1.       কার্সর বর্তমানে A1 সেলে অবস্থান করছে। কীবোর্ড থেকে Sl. No টাইপ করে Enter প্রেস করুন।

2.      A1 Cell এ Sl No লেখা হবে এবং পয়েন্টার (চারকোনা বর্ডারসহ একটি এরিয়া, এটিই পয়েন্টার বা Excel এর কার্সর) নিচের Row তে অর্থাৎ A2 সেল এ অবস্থান করবে।

3.      1 লিখে আবারও Enter দিন। 1 লেখা হবে এবং পয়েন্টার পরবর্তী নিচের সারিতে A3 সেল এ অবস্থান করবে। আবারও 2 লিখে Enter দিন এবং 3 লিখে Enter দিন।

4.       B1 সেল (অর্থাৎ Column নম্বর B এবং Row নম্বর 1) এ পয়েন্টার স্থাপন করুন এবং Name লিখে Enter দিন। একইভাবে B2 সেল-এ Bappi , B3 সেল-এ Asma এবং B4 সেল-এ Raj টাইপ করে Enter প্রেস করুন।

লক্ষ্য করুন Name লেখাগুলি সেলের বামদিক ঘেষে (Left Alignment) বসেছে এবং 1, 2, 3 ইত্যাদি সংখ্যাগুলো ডানদিক ঘেষে (Right Alignment) বসেছে। Excel এ দুই ধরনের ডাটা থাকে: ১. Label-এর অর্থ অক্ষর বা কোন নাম এবং ২. Value এর অর্থ হলো গাণিতিক সংখ্যা অর্থাৎ যার যোগ, বিয়োগ, গুণ, ভাগ ইত্যাদি গাণিতিক ক্যালকুলেশন করা যায়।

5.       নিচের তথ্যগুলো হুবহু টাইপ করুন।

উল্লেখ্য উপরোক্ত ডাটাবেজটি হুবহু টাইপ করার অনুরোধ রইল। পরবর্তীতে এই ডাটাবেজটি নিয়ে আমরা বিভিন্ন ধরনের অ্যানালাইসিস এর কাজ করবো। শেষে ফাইলটি Nova1  নামে সেভ করতে হবে।

Work sheet এর বিভিন্ন স্থানে কার্সর স্থানান্তর

Worksheet-এ কার্সর স্থানান্তর করার জন্য Sheet-এ প্রচুর ডাটা এন্টি করার অনুরোধ রইল। এক্ষেত্রে কিছু ডাটা কপি করে নিয়েও কাজটি করতে পারেন। বিভিন্ন প্রয়োজনে Worksheet এর এক স্থান থেকে অন্য স্থানে কার্সর বা মাউস পয়েন্টার স্থানান্তরের প্রয়োজন হতে পারে। কীবোর্ডের Enter কীর একটু নিচে ডানদিকে ৪টি Arrow(↑) কী সেট আছে। এগুলিকে অ্যারো কী বা কার্সর-কী সেট বলে।  শীট এর বিভিন্নস্থানে কার্সর স্থানান্তর করার জন্য Arrow(↑) কী সেট ব্যবহার করা হয়। এছাড়া Ctrl+Arrow(↑) কী এবং Pg Up ও Pg Dn কী সেট ব্যবহার করা হয়। নির্দিষ্ট কোন সেল যেমন M36 এ যেতে চান এক্ষেত্রে Tool বক্সের নিচে Formula বারের প্রথম ঘর অর্থাৎ Name বক্সে Cell Address (যেমন M36) লিখে Enter দিন। এছাড়াও মাউসের সাহায্যে ক্লিক করে যে কোন সেলে যাওয়া যায়।

Block/Select করা

Excel-এ বিভিন্ন সময় বিভিন্ন কলাম/রো বা Cell এর ডাটা বা ফরম্যাট বা ফর্মূলা ইত্যাদি কপি, মুভ করা বা সাইজ, কালার ইত্যাদি পরিবর্তন করে বিভিন্ন ধরনের এডিট করার প্রয়োজন হতে পারে এজন্য প্রথমেই বিষয়বস্ত্তকে Block বা সিলেক্ট করতে হবে। মাউস অথবা কীবোর্ড দুই পদ্ধতিতেই Block/Select করা যায়।

নির্দিষ্ট অংশ সিলেক্ট করা

প্রথমেই মনে রাখতে হবে মাউস অথবা কীবোর্ড এর যে কোনটি দ্বারা নির্দিষ্ট অংশ সিলেক্ট করা সম্ভব। মনে করি B5 থেকে E15 সেল পর্যন্ত সিলেক্ট করতে হবে। নিচের Step গুলো অনুসরণ করুন।

1.                প্রথমে B5 সেল মাউস দ্বারা ক্লিক করে সিলেক্ট করুন এবং মাউসের বাম বোতম না ছেড়ে E15 পর্যন্ত ড্রাগ করুন। B5 থেকে E15 সেল পর্যন্ত সিলেক্ট হবে। কোন অংশ সিলেক্ট করার পর সিলেকশন বাতিল করতে চাইলে সিলেকশনের বাইরের যে কোন সেলে ক্লিক করুন অথবা কীবোর্ড থেকে যে কোন অ্যারো কী প্রেস করুন।

এক বা একাধিক কলাম সিলেক্ট করা

অনেক সময় একটি সম্পূর্ণ কলাম বা একইসাথে কয়েকটি সম্পূর্ন কলাম সিলেক্ট করার দরকার হতে পারে। মনে করুন C, D, E এবং F এই চারটি কলাম সম্পূর্ণ সিলেক্ট করতে হবে।

1.       এখন C লেখা কলামের হেডিং এর উপর মাউসের বাম বাটন ক্লিক করে না ছেড়ে F কলাম হেডিং পর্যন্ত ড্রাগ করুন। C থেকে F পর্যন্ত সম্পূর্ণ কলাম সিলেক্ট হবে।

সারি (Row) সিলেক্ট করা 

মনে করি 5 নম্বর সারি থেকে 10 নম্বর সারি পর্যন্ত সিলেক্ট করতে হবে। নিচের Step গুলো অনুসরণ করুন।

1.       5 নম্বর সারির 5 লেখা রো (সারি) হেডিং-এ মাউসের বাম বাটন দিয়ে ক্লিক করুন এবং বাটন না ছেড়ে 10 নম্বর সারির 10 লেখা রো হেডিং পর্যন্ত মাউস ড্রাগ করুন। প্রথমে 5 নম্বর সারি সিলেক্ট হবে এবং পরে 10 নম্বর সারি পর্যন্ত সকল সারির সম্পূর্ণভাবে সিলেক্ট হবে।

একাধিক কলাম, রো এবং সেল সিলেক্ট করা

মনে করি B ও C কলাম দুইটি ২ ও ৩ নম্বর সারি (Row) দুইটি এবং D5 সেল থেকে F10 সেল পর্যন্ত একসাথে সিলেক্ট করতে হবে। নিচের কমান্ড অনুসরণ করুন।

1.       প্রথমে কীবোর্ড থেকে Ctrl কী প্রেস করা অবস্থায় B লেখা কলাম হেডিং-এ ক্লিক করে মাউস বাটন না ছেড়ে C কলাম হেডিং-এর উপর এনে মাউস বাটন ছেড়ে দিন। Ctrl কী প্রেস করাই থাকবে।

2.      আবারও ২ লেখা রো হেডিং এর উপর ক্লিক করে মাউস বাটন না ছেড়ে ৩ লেখা রো হেডিং এর উপর মাউস এনে ছেড়ে দিন। Ctrl কী প্রেস করাই থাকবে। প্রথমে কলাম দুটি সিলেক্ট ছিল এখন রো দুটিও সিলেক্ট হবে।

3.      শেষে D5 সেলে ক্লিক করে মাউস বাটন না ছেড়ে F10 পর্যন্ত ড্রাগ করুন। এখন নির্দিষ্ট সেল গুলিও সিলেক্ট হবে। সমস্ত সিলেকশন শেষে কীবোর্ড থেকে Ctrl কী ছেড়ে দিন।

সমগ্র Worksheet টি সিলেক্ট করা

1.       A এবং 1 লেখার মাঝে যে ফাঁকা ঘরটি থাকে সেখানে মাউস দিয়ে একবার ক্লিক করুন। অথবা কীবোর্ড থেকে Ctrl+A প্রেস করুন। সমগ্র Worksheet টি সিলেক্ট হবে। 

Read More

MS Excel: Lecture - 2: Cell, Row এবং Column কে Insert ও Delete করা

MS Excel: Lecture - 2: Cell, Row এবং Column কে Insert ও Delete করা

  September 10, 2019    Tasnuv Bin Manjur (Shanon)

---

Cell, Row এবং Column কে Insert ও Delete করা

File>Open কমান্ড দিয়ে আপনার তৈরী করা Nova1 ফাইলটি খুলুন এবং Sheet1-এ ক্লিক করুন অথবা Nova1 ফাইলের ডাটাবেজের মত একটি ফাইল তৈরী করুন।

ফাঁকা Cell কে Insert করা

1.       C5 সেল সিলেক্ট করুন। রিবনের Home ট্যাব থেকে ডানদিকে Insert>Insert Cells কমান্ড দিন। (Alt+I,E)

Insert ডায়ালগ বক্স আসবে। Shift Cells Right এবং Shift Cells Down অপশন দেখা যাবে।

2.      Shift Cells Down রেডিও বাটন সিলেক্ট করুন। শেষে OK করুন।  C5 সেলটি ফাঁকা হবে এবং ডাটাগুলি এক সেল করে নিচে নেমে যাবে। Shift Cell Right রেডিও বাটন সিলেক্ট করলে ডাটাগুলো এক সেল করে ডানে সরে যেত। একাধিক Cell সিলেক্ট থাকলে সেই সংখ্যক সেলের জন্য একই কাজ হতো।

ফাঁকা Cell কে Delete করা 

1.       C5 সেলটি সিলেক্ট না থাকলে সিলেক্ট করুন। Home ট্যাব থেকে ডানদিকে Delete> Cells কমান্ড দিন। Delete ডায়ালগ বক্স আসবে। Shift Cells Left এবং Shift Cells Up অপশন থাকবে।   

2.      Shift Cells Up রেডিও বাটন সিলেক্ট করুন। শেষে OK করুন। C5 সেলে নিচের প্রত্যেক সেলের ডাটা এক সেল করে উপরে উঠে আসবে।

একাধিক Cell সিলেক্ট থাকলে ডাটাগুলি সিলেক্ট করা Cell এর সংখ্যায় উপরে উঠে আসতো। Shift Cell Left সিলেক্ট থাকলে ডাটাগুলি এক সেল করে বামে সরে আসতো। উল্লেখ্য যে কোন Cell বা একাধিক Cell কে সিলেক্ট করে কীবোর্ড থেকে Delete-কী প্রেস করলে ডাটা মুছে যায় কিন্তু কোন সেলের ডাটা স্থানান্তরিত হয় না।

ফাঁকা Column কে Insert করা

1.       C কলামের যে কোন সেল সিলেক্ট করুন। Home ট্যাব থেকে ডানদিকে Insert> Insert Sheet Columns কমান্ড দিন। (Alt+I,C) নতুন একটি ফাঁকা কলাম তৈরী হবে এবং অন্য কলামের ডাটাগুলি এক কলাম করে ডানে সরে যাবে।

একাধিক কলাম বা কলামের সেল সিলেক্ট থাকলে একাধিক নতুন কলাম তৈরী  হতো। এবং ডাটাগুলি সেই সংখ্যক কলাম ডানে সরে যেত।

ফাঁকা Column কে Delete করা

1.       C কলামের যে কোন Cell এ কার্সর (পয়েন্টার) রাখুন বা সম্পূর্ণ C কলাম সিলেক্ট করুন। Home ট্যাব থেকে ডানদিকে Delete > Delete Sheet Columns কমান্ড দিন।

2.      ফাঁকা কলামটি মুছে যাবে এবং সমস্ত ডাটা এক কলাম বামে সরে আসবে।

ফাঁকা Row কে Insert করা

1.       C5 সেলে কার্সর (পয়েন্টার) রাখুন বা সম্পূর্ণ ৫ নম্বর সারি (Row) সিলেক্ট করুন।

2.      Home ট্যাব থেকে ডানদিকে Insert> Insert Sheet Rows কমান্ড দিন।

3.      নতুন একটি ফাঁকা সারি আসবে এবং ডাটাগুলি একসারি নিচে নেমে যাবে।

একাধিক সারি বা সারির সেল সিলেক্ট থাকলে একাধিক নতুন সারি পাওয়া যেত এবং সেই অনুসারে ডাটা সরে যেত।

ফাঁকা Row কে Delete করা

1.       ৫ নম্বর সারির যে কোন সেল এ কার্সর রাখুন বা সম্পূর্ণ ৫ নম্বর সারি সিলেক্ট করুন।

2.      Home ট্যাব থেকে ডানদিকে Delete > Delete Sheet Rows কমান্ড দিন।

ফাঁকা সারিটি মুছে যাবে এবং ডাটা উপরে উঠে আসবে। উল্লেখ্য সমস্ত কলাম বা সারি সিলেক্ট করে কীবোর্ড থেকে Delete-কী প্রেস করলে ডাটা মুছে যাবে কিন্তু ডাটা স্থানান্তরিত হবে না।

নতুন Sheet কে Insert করা

1.       ফাইলের নিচের দিক থেকে Sheet3 তে ক্লিক করে সিলেক্ট করুন। Home ট্যাব থেকে ডানদিকে Insert> Insert Sheet কমান্ড দিন।   

2.      লক্ষ্য করুন Sheet4 নামে নতুন একটি Sheet পাওয়া যাবে।

Sheet কে Delete বা Hide করা

1.       Sheet4 সিলেক্ট করে Home ট্যাব থেকে Delete >Delete Sheet কমান্ড দিন।     

ডানে বা বামে ড্রাগ করে প্রশস্ততা কম/ বেশী করুন।

Data Fill

Worksheet-এর পাশাপাশি সেলে (Continious) একই জাতীয় ডাটা যেমন- ক্রমিক সংখ্যা, মাসের নাম অথবা দিনের নাম ইত্যাদি লেখার প্রয়োজন হয়। এ অবস্থায় ১, ২, ৩ এভাবে লিখতে অনেক সময়ের ব্যাপার। কিন্তু আপনি যদি Data Fill এর নিয়ম জানেন তবে ব্যাপারটি পানির মত সহজ।

ক্রমিক নম্বর তৈরী করা

1.       File>New>Blank Workbook>Create কমান্ড দিন এবং ফাঁকা Workbook আনুন।

2.      A1 ও A2 সেলে 1 ও 2 লিখুন। A1 থেকে A2 পর্যন্ত সিলেক্ট/Block করুন।

3.      A2 সেলের নিচে ডানদিকে একটি ছোট কাল বক্স  থাকবে। এই চিহ্নে মাউস পয়েন্টার নিলে পয়েন্টারটি প্লাস চিহ্নে (+) রূপান্তরিত হবে। এটিকেই Fill Handle বলে।

4.       Fill Handle আসলে, মাউসের বাম বোতাম ক্লিক করে নিচের দিকে ড্রাগ করে A10 সেলে এনে ছেড়ে দিন। এখন A10 সেল  পর্যন্ত ধারাবাহিক সংখ্যা দিয়ে পূর্ণ হবে।

এভাবে A1 ও A2 সেলে 5 ও 10 লিখে Data Fill করলে 5, 10, 15, 20 এভাবে পূর্ণ হবে।

মাসের নাম দিয়ে Data Fill

1.       A1 সেলে January টাইপ করে Enter দিন। আবারও সেল পয়েন্টারকে A1 সেলের নিচে ডানদিকের ছোট কাল বক্সে  আনুন। প্লাস সাইন (+) বা Fill Handle আসবে।

2.      Fill Handle আসলে নিচের দিকে ড্রাগ করে A12 সেলে এসে মাউস বাটন ছেড়ে দিন।

সেলগুলি, January, February, March এভাবে পূর্ণ হবে। Fill Handle কে Row অনুসারে ড্রাগ করেও Row এর সেলগুলি পূর্ণ করা যাবে।

3.      যে কোন সেলে Sunday লিখে Data Fill করলে Sunday, Monday এভাবে পূর্ণ হবে। 01/01/11 এভাবে তারিখ লিখে Data Fill করলে 01/01/11, 02/01/11, 03/01/11 এভাবে পূর্ণ হবে।

একাধিক ফিল্ডে Data Fill করা 

1.       A1 সেলে January, B1 সেলে Sunday, C1 সেলে 01/01/11 টাইপ করে Enter দিন।

2.      A1, B1 এবং C1 সেল ব্লক/সিলেক্ট করুন।  C1 সেলের নিচের Fill Handle কে ড্রাগ করে C12 সেল পর্যন্ত আনুন। একাধিক কলামে একসাথে Data Fill হবে।

Read More

MS Excel: Lecture - 3: Chart বা গ্রাফ তৈরী করা

MS Excel: Lecture - 3: Chart বা গ্রাফ তৈরী করা

  September 10, 2019    Tasnuv Bin Manjur (Shanon)

---

Chart বা গ্রাফ তৈরী করা

কোন রিপোর্টের ডাটা প্রদর্শনের জন্য সবচেয়ে সহজ উপায় হলো Graph বা Chart। Excel-এ বিভিন্নভাবে Chart এর মাধ্যমে ডাটাকে তুলে ধরা যায় এবং Chart কে বিভিন্ন স্টাইলে সাজানো যায়। Excel-এর Chart Wizard থেকে আপনার ইচ্ছামতো Chart পছন্দ করে উপস্থাপন করতে পারবেন। Excel-2010 তে Standard Chart এর মধ্যে মোট ১৫ ধরনের গ্রূপ চার্ট এবং Custom Chart এর মধ্যে মোট ২০ ধরনের গ্রূপ চাট আছে। প্রতিটি গ্রূপে আবার একাধিক ধরনের চার্ট আছে।

এখন একটি কোম্পানীর Sales Report এর উপর একটি পূর্ণাঙ্গ চাট,র্ শুরু থেকে তৈরী করার প্রক্রিয়া দেখবো। চার্টটিতে January, February এবং March মাসে PC, CD ও Disk বিক্রির উপর ডাটা প্রদর্শন করানো আছে। X-axis-এ মাস (month) এবং Y-axis-এ পরিমাণ (unit) দেখিয়ে Label সংযোজন করা আছে। এছাড়া Legend এর মাধ্যমে PC, CD ও Disk কে মার্ক করা আছে। এখন আমরা নিজেরা চার্টটি তৈরী করবো। নিচের Step গুলো অনুসরণ করুন।

1.       File>New>Blank Workbook>Create কমান্ড দিয়ে একটি নতুন Workbook  খুলুন।

2.      হুবুহু নিচের মত ডাটা দিয়ে Worksheet টি পূর্ণ করুন।

3.      A1 থেকে D4 পর্যন্ত ড্রাগ করে সিলেক্ট করুন।

4.       Insert ট্যাবের Chart কমান্ডগ্রুপ থেকে Column/Line/Pie/Bar/Area/Scatter/Other Charts এর মধ্য থেকে যেকোন একটিতে ক্লিক করতে হবে ।

5.       Column সিলেক্ট করুন। অনেক অপশনের মধ্য থেকে প্রথম সারির প্রথমটি অর্থাৎ Clustered Column সিলেক্ট করুন।

6.      আপনার সামনে আপনার তৈরী করা Chart টি দেখা যাবে।

চার্ট এডিট করা

আগেই বলেছি চার্ট তৈরীর পর সেটিকে বিভিন্নভাবে এডিট করা সম্ভব। এখন আমরা চার্টটি এডিট করে হাতে কলামে চার্ট পরিবর্তন করা শিখবো। চার্টটিতে Legend off/on, Title, Data Labels, Data Table, Gridline, Wall এর পরিবর্তন, Area টিকে কালার দিয়ে Fill ইত্যাদি করবো। রিবনবারে লক্ষ্য করুন Design, Layout, Format নামে নতুন ৩টি চার্ট ট্যাব যোগ হয়েছে। File টি Chart1 নামে সেভ করুন।

1.       Chart টি সিলেক্ট থাকা অবস্থায় নতুন তৈরি হওয়া Design নামক ট্যাবে ক্লিক করুন। বামদিক থেকে প্রথম অপশন Change Chart Type এ ক্লিক করুন। বিভিন্ন চার্ট অপশনসহ ডায়ালগ বক্স পাবেন।

2.      Chart Type থেকে ২য় সারির (লাইনের) ৪র্থ আইটেম 3-D Cylinder ক্লিক করে সিলেক্ট করুন।

3.      OK বাটনে ক্লিক করুন। আপনার তৈরী করা চার্টটি পরিবর্তিত হয়ে 3-D Cylinder সহ দেখা যাবে।

এখন চার্টটিতে পূর্ণতা আনার জন্য বিভিন্ন অপশনে যেমন Tile, Legend, Data labels, Data Table, Gridlines ইত্যাদি সংযুক্ত করতে হবে।

চার্টে Title সংযোগ

এখন চার্টে Horizontal ও Vertical টাইটেল সংযোগ করতে হবে। চার্টটি একটি কোম্পানীর Sales Report এর উপর তৈরী, সুতরাং মূল টাইটেল হবে Sales Report এবং Primary Horizontal Axis Title পজিশনে মাসের নাম দেখাচ্ছে, এজন্য Monthly টাইটেল দিব, Primary Vertical Axis Title আইটেমের পরিমাণ দেখাচ্ছে, এজন্য Number টাইটেল দিব।

4.       Chart টি সিলেক্ট থাকা অবস্থায় নতুন তৈরি হওয়া Layout নামক ট্যাবে ক্লিক করুন। Chart Title কমান্ডে ক্লিক করুন। Chart Title এর ড্রপ ডাউন থেকে ২নং অপশন Centered Overlay Title সিলেক্ট করুন।

চার্টের উপরে মাঝামাঝি স্থানে Chart title লেখা আসবে। এই অংশে আপনি আপনার চার্টের টাইটেল সংযুক্ত করতে পারেন।

5.       Chart title লেখা অংশে লিখুন Sales Report। এবার, চার্ট Axis Titles এ টাইটেল দেব।

6.      Chart টি সিলেক্ট থাকা অবস্থায় নতুন তৈরি হওয়া Layout নামক ট্যাবে Chart title এর পরের কমান্ড Axis Titles এ ক্লিক করুন। Primary Horizontal Axis Title অপশনের ড্রপ ডাউন হতে Title Below Axix সিলেক্ট করুন।

চার্টের নিচে Axis Title লেখা যুক্ত হবে। Axis Title লেখা অংশে Monthly লিখে দিন।

একইভাবে Primary Horizontal Axis Title এর নিচের অপশন Primary Vertical Axis Title এ সিলেক্ট করে  Number টাইটেল দিন।  দেখুন, আপনার চার্টে Title সংযুক্ত হয়েছে।

Gridline সংযোগ

এখন Chart এ বিভিন্ন ধরনের গ্রীড লাইন অর্থাৎ Horizontal এবং Vertical লাইনের সংযোগে তৈরী করা ছোট ছোট ঘর সংযোগ করবো। Chart টি সিলেক্ট থাকা অবস্থায় নতুন তৈরি হওয়া Layout নামক ট্যাব হতে Gridlines এ ক্লিক করুন।

7.       Primary Horizontal Axis এবং Primary Vertical Axis নামে দুইটি Gridlines অপশন আসবে। দুটো অপশন হতেই Major Gridlines সিলেক্ট করুন।

চার্টে আরও অধিক Horizontal ও Vertical লাইন পাওয়া যাবে।

Legend সংযোগ

বিভিন্ন ধরনের ডাটা মেকার্স (আইটেমের নামের বার) বিভিন্ন রঙ বা নকশায় হয়ে থাকে। কোনটি দিয়ে কি বোঝানো হয় তা সহজে বোঝার জন্য Legend ব্যবহার করা হয়।

8.              Chart টি সিলেক্ট থাকা অবস্থায় নতুন তৈরি হওয়া Layout নামক ট্যাব হতে Legend এ ক্লিক করুন ।

9.       Legend অপশনের ড্রপ ডাউনে at Right, at Top, at Left, at Bottom, Overlay at Right, Overlay at Left বিভিন্ন অপশনে ক্লিক করে পরিবর্তন দেখুন শেষে at Left সিলেক্ট করুন।

Data Lables সংযোগ

চার্টে ডাটা মেকার্স বা চিত্রের মাধ্যমে ডাটা প্রকাশ করা হয়। অনেক সময় ডাটা মের্কাস ছাড়াও সংখ্যা বা নাম্বার ডাটা মেকার্সের উপর লিখে দেওয়া যায়। এতে গ্রাফটি বুঝতে আরও সুবিধা হয়।

10.  Chart টি সিলেক্ট থাকা অবস্থায় নতুন তৈরি হওয়া Layout নামক ট্যাব হতে Data Lables অপশনে ক্লিক করুন ।

11.   Data Lables অপশনের ড্রপ ডাউনের বিভিন্ন অপশন হতে Outside End সিলেক্ট করুন। ডাটা মেকার্সের উপর সংখ্যা দেখা যাবে।

Table সংযোগ

12.  Chart টি সিলেক্ট থাকা অবস্থায় নতুন তৈরি হওয়া Layout নামক ট্যাব হতে Data Table অপশনে ক্লিক করুন ।

13. Show Data Table অপশন সিলেক্ট করুন। চার্টের সাথে ডাটা টেবিলটিও দেখা যাবে।

**************************  ************************

Read More